POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE PROTECCION DE DATOS DE TROBAPP S.A.S
POLITICA DE PRIVACIDAD
AVISO DE PRIVACIDAD
Autorizo el tratamiento de mis datos personales a TROBAPP en los siguientes términos:
TROBAPP cuenta con un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de los principios de protección de datos personales (en adelante “el Manual”) que puede ser consultado de forma actualizada y gratuita por Usted en la página web www.trobapp.com y que se expone a continuación: Usted como titular de los datos, y de conformidad con la ley 1581 de 2012, podrá a)Conocer, Actualizar y Rectificar sus datos personales, b)Solicitar prueba de la autorización otorgada, c)Ser informado previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales, d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley, e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de un dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que sido objeto de Tratamiento.
Aviso de privacidad
Autorizo el tratamiento de mis datos personales de conformidad con:
Uso de los datos
TROBAPP es una compañía que ofrece el servicio de rastreo y localización de vehículos, personas, mascotas. Con el propósito de desarrollar su actividad comercial recopila, almacena, utiliza y en general realiza el tratamiento de datos personales sujetos a protección constitucional de sus empleados, consumidores, socios comerciales, y demás personas naturales o jurídicas con las cuales tiene alguna relación.
Teniendo en cuenta que la Constitución Política de Colombia consagra como derecho fundamental la protección de habeas data, y las normas concordantes establecen los derechos que tiene el titular de la información de conocer, actualizar, rectificar y eliminar sus datos personales que han sido recolectados por las fuentes de información, administrados por los operadores y consultados por los usuarios; la Compañía ha desarrollado el presenta manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de los principios de protección de datos personales (“el Manual”).
OBJETIVO
El Manual tiene como objetivo establecer e informar los procedimientos, principios, políticas y mecanismos de seguridad ejecutables por la Compañía para garantizar el adecuado tratamiento de los datos personales de terceros y cumplir con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que de tiempo en tiempo adicionen o modifiquen la materia.
VIGENCIA.
El Manual aplicará para las bases de datos personales de las cuales la Compañía es responsable y encargada; entrará en vigencia a partir del primero (1) de octubre de 2019.Las bases de datos y el Manual tendrán un período de vigencia indeterminado de conformidad con la duración del objeto social de la Compañía.
POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE PROTECCION DE DATOS DE TROBAPP S.A.S
TROBAPP, comprometida con la seguridad de la información personal de sus usuarios, clientes, proveedores, contratistas, empleados y público en general y con la finalidad de dar estricto cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de Datos Personales, en especial por lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y en las demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen, se permite presentar las Políticas de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales de la Compañía, en relación con la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los mismos, en virtud de la autorización que sea otorgada por los Titulares de la información.
DEFINICIONES PARA EFECTOS DE LA POLITICA DE TRATAMIENTO
- Titular: Persona natural o jurídica cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
- Responsable o Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. En este caso la Compañía.
- Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales.
- Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Políticas de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales: Se refiere al presente documento.
PRINCIPIOS
De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los principios que rigen el Tratamiento de los Datos Personales son:
- Principio de legalidad en materia de Tratamiento de Datos: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen, así como a lo dispuesto en la presente Política.
- Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a las finalidades legítimas que se consagran en esta Política, la cual debe ser informada al Titular.
- Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no serán obtenidos o divulgados sin previa autorización, salvo que exista mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
- Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Principio de transparencia: En el Tratamiento se garantizará el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
- Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento estará sujeto a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.
- Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable y/o Encargado del Tratamiento, será manejada con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley.
FINALIDADES DE TRATAMIENTO DE DATOS
El uso que la Compañía dará a los datos personales recolectados estará siempre sujeto a los principios de protección de hábeas data consagrados en la Ley, y solo se entenderán autorizados los usos contemplados en este Manual, para lo cual dichos usos son presentados de acuerdo con grupos de interés de la siguiente forma:
Consumidores.
Proveer sus productos y/o servicios.
Informar sobre cambios de sus productos y/o servicios.
Lograr una eficiente comunicación relacionada con sus productos, servicios, ofertas, alianzas, estudios, concursos, contenidos, así como los de sus compañías vinculadas, y facilitar el acceso general a la información de éstos.
Evaluar la calidad de sus productos y/o servicios.
Realizar campañas de mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros.
Preparar estudios de mercado.
Elaborar estudios estadísticos.
Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales, directamente o en asocio con terceros.
Verificar los datos a través de consulta a bases de datos públicas o centrales de riesgos.
Enviar información sobre actividades desarrolladas por la Compañía o enviar información que se considere de interés a través de diferentes medios, como correo electrónico, mensajes de texto.
Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.
Compartir con terceros que colaboran con la Compañía y que para el cumplimiento de sus funciones deban acceder en alguna medida a la información.
Soportar los procesos de auditoría de la Compañía.
Garantizar una correcta ejecución del contrato que se haya celebrado con el Titular de los Datos Personales.
Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con sus clientes, proveedores y empleados.
Dar correcta ejecución al objeto social de la Compañía.
Socios comerciales.
Envío de información institucional, comercial y de interés para el sector o la industria.
Envío de información técnica.
Seguimiento a cotizaciones y ventas.
Seguimiento a la gestión de los Centros de Servicio Autorizados.
Seguimiento al plan posconsumo de baterías.
Envío de facturación.
Invitación a programas de entrenamiento y coordinación logística de participación en programas.
Revisión y análisis de los documentos para asignación de cupo de crédito.
Compartirla con terceros relacionados.
Actualización de datos.
Empleados o exempleados.
Consulta vía red interna del directorio de empleados.
Usos propios de la relación laboral como pagos, liquidaciones, memorandos, notificaciones, prestaciones sociales, entre otros.
Toma de indicadores de canales de venta interna.
Actualización de indicadores.
Compartirla con terceros relacionados.
Actualización de datos.
Proveedores.
Envío de información institucional, comercial y de interés para el sector o la industria.
Creación y seguimiento a las órdenes de compra.
Atención de reclamaciones.
Análisis estadísticos.
Solicitud de propuestas y cotizaciones.
Envío y solicitud de información sobre el desempeño de productos.
Contacto comercial para compras y contratación.
Compartirla con terceros relacionados.
Actualización de datos.
Gestión de pago a proveedores.
Otros públicos.
Envío de información institucional, comercial y de interés para el sector o la industria.
Seguimiento a relaciones públicas.
Estrategias de sensibilización acerca del motociclismo.
Invitación a eventos.
Divulgación de lanzamientos de nuevos productos.
Compartirla con terceros relacionados.
Actualización de datos.
Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo del contrato o relación comercial o laboral existente entre la Compañía y el Titular. La información suministrada por el Titular, solo será utilizada para los propósitos aquí señalados y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, los mismos deberán ser eliminados de las bases de datos TROBAPP S.A.S, salvo que por disposición legal deban ser conservados, o archivados en términos seguros a efectos de sólo ser divulgados cuando la Ley así lo exija. TROBAPP S.A.S, dentro de su objeto social y con la finalidad de desarrollar las actividades antes referidas, recolecta de sus Titulares información referente a sus Datos Personales, como por ejemplo: Nombre, dirección, teléfono, documento de identidad, correo electrónico, datos financieros, entre otros. Lo anterior se justifica pues TROBAPP S.A.S, es una compañía cuyo objeto social principal consiste en la prestación de los servicios de rastreo y localización de toda clase de bienes, personas y de vehículos en general, entre otros. La instalación de dispositivos para el rastreo y monitoreo de bienes, la fabricación, manufacturación, importación, venta, comercialización y distribución de sistemas de dispositivos de localización, eléctricos, electrónicos y sus componentes en toda clase de bienes. Esta información podrá ser usada, analizada, depurada, tratada, cruzada y transmitida con los aliados comerciales con quienes tengamos vínculo contractual, así como al interior de nuestra empresa, para realizar servicios en nuestro nombre tales como tratamiento de información, envío de paquetes y documentos, impresión de facturas y documentos, coordinación de envío de correo postal y correo electrónico, mensajes de texto, depuración y actualización de base de datos, determinación de preferencias de consumo, call center, digitalización y conservación de documentos, entre otros.
CANALES DE CAPTURA.
A continuación se enuncian y definen los mecanismos a través de los cuales la Compañía realiza la recolección de datos personales.
- Escrito: es el medio a través del cual de manera física y presencial la Compañía, en el desarrollo de su objeto social, realizará la recolección de datos personales.
- Telefónico: es el medio a través del cual, de manera audible, la Compañía realizará la recolección de datos personales.
- Virtual: mecanismo a través del cual la Compañía, utilizando medios tecnológicos no presenciales habilitados previamente, que a la fecha son: la página web, chat oficial y las cuentas oficiales en redes sociales, realizará la recolección de datos personales.
- Campos de captura de la información.
En desarrollo de los principios de protección de hábeas data, la recolección de datos personales se realizará limitándose a aquellos que son pertinentes y adecuados para el propósito para el cual son recolectados o requeridos por la Compañía.
AUTORIZACIÓN DE CAPTURA.
Entiéndase por “autorización” el consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. Toda autorización debe contener la información que será recolectada sobre el titular, así como todas las finalidades del tratamiento para las cuales se obtiene.
DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES
De conformidad con el art. 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables y/o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe este requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en esta Política y en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
- Ser informado por el Responsable y/o Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente;
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato;
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. Los derechos antes mencionados podrán ser ejercidos por el Titular cualquiera de los Interesados.
DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
De conformidad con el art. 17 de la Ley 1581 de 2012, el Responsable del Tratamiento tendrá los siguientes deberes:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data.
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta Política y en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
- Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
- Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
- Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
- Tramitar las consultas y reclamos del Titular o los Interesados.
- Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
- Informar al Titular o a los Interesados, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
PROHIBICIONES
Las políticas que TROBAPP S.A.S., ha diseñado en materia de protección son de obligatorio cumplimiento y en pro de mantener el acatamiento de las mismas, expresa las siguientes prohibiciones: -TROBAPP S.A.S., prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible sin autorización del titular del dato personal o de TROBAPP S.A.S., como responsable del dato. -Ningún empleado, podrá divulgar, manipular, transferir, utilizar la información que sea concedida en virtud a su relación laboral con TROBAPP S.A.S., para fines diferentes a los autorizados. -Ningún encargado, proveedor o socio, podrá revelar información personal sin la debida autorización de TROBAPP S.A.S. -No se podrán entregar bases de datos o compartirlas sin la debida suscripción de un contrato en el que se pacte el pago de perjuicios en caso en revelar o tratar datos sin autorizaciones y que puedan ocasionar daño a la empresa o a terceros involucrados. -Se prohíbe la cesión, comunicación o circulación de datos personales, sin el consentimiento previo, escrito y expreso del titular del dato o sin autorización de TROBAPP S.A.S. La cesión o comunicación de datos personales deberá ser inscrita en el registro central de datos personales de TROBAPP S.A.S., y contar con la autorización del oficial de protección de datos. -Queda terminante prohibido el tratamiento de datos personales de niños y adolescentes menores de edad, salvo autorización expresa de sus representantes legales. En caso que se llegare a realizar tratamiento a este tipo de datos se tendrán en cuenta los derechos contenidos en la Constitución Política y demás normas que regulen la materia. -TROBAPP S.A.S. no vende y alquila su información personal a terceros. Podemos tener la necesidad de compartir tu información personal con terceros tales como nuestros agentes, proveedores de servicios y otros representantes que actúan en nuestro nombre, con fines limitados. Ejemplo, podemos compartir información personal con empresas trasportadoras que entregan paquetes y mensajería en nuestro nombre. De vez en cuando es posible que se nos requiera compartir información personal como respuesta a una orden judicial válida, a una investigación gubernamental o de otra manera requerida por la ley. También nos reservamos el derecho de informar a las agencias policíacas las actividades que de buena fe creamos que son ilegales. Compartiremos cierta información personal cuando consideremos que tal divulgación sea necesaria para proteger los derechos, la propiedad y la seguridad de otros y de nosotros mismos. Es posible que también transfiramos información personal en caso de una venta corporativa, fusión, adquisición, disolución o evento similar. Toda información que te identifique personalmente y que presente en un tablero de anuncios, blog, chat, comentario sobre un producto, u otro foro público en este portal, puede ser leída, recopilada o utilizada por otros usuarios de estos foros y podría ser usada para enviarte mensajes no solicitados. Te recomendamos que no des tu nombre, correo electrónico u otra información personal en estos espacios. Observa que, si eliges hacerlo, es bajo tu propia responsabilidad y aceptas esa responsabilidad de dichos comentarios y las consecuencias que puedan surgir de publicar dicha información. Es importante tener en cuenta que TROBAPP SAS, puede anexar publicidad de empresas aliadas entre otras en la página web y la aplicación móvil.
CAMBIOS EN LA POLITICA
Actualizaremos este aviso ocasionalmente para reflejar los cambios en la tecnología, la ley, nuestras operaciones comerciales o por cualquier otro motivo que determinemos sea necesario o apropiado. Cuando hagamos cambios actualizaremos la "fecha de vigencia" en la parte superior del aviso y la publicaremos en nuestros sitios. Si hacemos cambios sustanciales en la política o en las formas de procesar la información personal, se lo notificaremos (por ejemplo, publicando en un lugar destacado el aviso de los cambios en nuestros sitios web antes de que entren en vigor o enviándole una notificación directamente). Le recomendamos que nos visite periódicamente para revisar este aviso por si ha habido cambios desde su última visita. Esto le ayudará a asegurarse de que comprende mejor su relación con nosotros, incluyendo las formas en que procesamos su información personal.
INFORMACIÓN Y MECANISMOS DISPUESTOS POR TROBAPP S.A.S COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
El área de Atención y servicio al cliente, será la encargada de recibir las solicitudes, quejas o reclamos de los Titulares de los Datos Personales o demás Interesados. Esta área se encargará de realizar el manejo interno que sea necesario a efectos de garantizar una respuesta clara, eficiente y oportuna al Titular del Dato o los demás Interesados. El Área Responsable dará respuesta al Titular o al Interesado, en un término máximo de diez (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma, al correo electrónico o dirección física que haya sido especificado en la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al Titular o al Interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en la que se atenderá la consulta, caso en el cual el tiempo de respuesta se extenderá en cinco días hábiles adicionales. En todo tiempo el Titular o los Interesados pueden contactarse con estas áreas para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos y revocar la autorización. A continuación relaciono contacto de gestión.
Razón social TROBAPP DE COLOMBIA S.A.S
Domicilio Cali – Valle del Cauca.
Áreas encargadas ATENCION Y SERVICIO AL CLIENTE
Correo electrónico support@trobapp.com
Página Web https://trobapp.com
